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2006年9月24日 (日)

仕事ノートの使い方

仕事に使うノートには何を書けばよいのでしょうか。

私の場合,仕事に使うものは次の三種類です。

A.スケジュール帳
B.メモ帳
C.仕事ノート

会議や出張などの予定はAに書きます。また,仕事のリストいわゆるToDoは,Aの実施予定日の欄に記入しています。

Bには,すぐに要件の終わるメモ書いて,その要件が終わればメモは捨てます。

最後に残るCには,すぐに必要ではないが,いずれ仕事に役立つと思われる情報を書き溜めてきました。このノートは,とても役に立つのですが,もう一つ何かを忘れているような気がしていました。それに最近気がついたのです。

それは,「プロジェクト業務では,プロジェクトが終わった後の反省が大事だ」という話を聞いた時にひらめきました。ルーチン業務では,すでにノウハウの蓄積があるので,使用する書類のフォーマートやツール,プロシージャー(手順・要領)も決まっています。ところが,非ルーチンのプロジェクト業務では,これを一から考える必要があります。書類のフォーマットなどは,汎用のものがある程度は使えますが,新たに書類を作る必要性も当然でてきます。

プロジェクト業務は,ある程度のアウトプットが出た時点で急速に収束するので,なかなかプロジェクト全般を振り返って反省する機会がありません。しかし,反省によって,次のような内容を記録しておくことは,後々とても有益であることは間違いありません。
・経緯の記録
・得られた知見
・次に類似のプロジェクトが発生した時に参考となる提言

特に日本人は,「結果の記録」ばかりに重点を置いて,「経緯の記録」については,まともに残すことがありません。したがって,当時の担当者が不在になると「経緯」という情報が完全に欠落してしまいます。一方,欧米では「経緯の記録」にも重点を置いているように思います。このような差異は,欧米と日本の雇用形態によって生まれるのかも知れません。

いずれにしても,もやもやとして気になっていた仕事ノートの使い方が,はっきりしました。

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コメント

初めまして。

興味深い考察ですね。
経緯の記録、(担当者によって)得られた知見、といったことが何故重要なのかをつきつめていくと、その仕事の「感どころ」ということになるでしょうか。非ルーチンゆえに書き残す難しさが伴いますね。経緯を書き留めるとは、その業務での気づきから、次回こうなるだろうと予測される事態へ応用して活用できるようにすることでもあると感じます。未来を指向した態度が必要ということなのでしょうね。

投稿: H.bkt | 2007年7月24日 (火) 01時50分

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