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2005年8月

2005/08/28

ファイリング術,一件一葉

最近ファイリングの本をよく読みます。

その中で,重要と思われる事項が次の三点ではないかと考えています。

1. 一件一葉: 一つの紙には,一つの情報を記載する。
2. 表 題:   後で検索・分類出来る様に,必ず表題をつける。 
3. 日 付:   情報を記載した日付を記録する。

すでに,「知的生産の技術」という本で述べられている様ですが,単純かつ重要な事項と認識しています。これまで,ノートは裏表を使用していましたが,最近は「一件一葉」を実践すべく,見開きの右側だけ使用しています。普段使用しているノートは,ミシン目付きのリングノートですから,右側だけ使用すれば,後で切り離して整理するときに便利です。また,リングノートの左側は,リングが邪魔をして書きにくい場合があるので(私の場合は気になりませんが),この方法は,リングノートにおいて特に有効です。

最初は,「紙が無駄」と考えていましたが,ある本に「紙のコスト」より,「情報を探す時間のコストの方が大事」と書いてあるのを見て,考えを改めました。私の基本的な考えは,お金を払って時間が稼げるなら,惜しむことなくお金を払うことです。この場合は,時間がお金で買える訳です。

ノートの「一件一葉」の使い方,まだまだ始めたばかりですが,なかなか快適です。

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2005/08/27

メモック伝言専用ロールテープ

ヤマトのメモック伝言専用ロールテープです。

これは,以前,カバーアップテープの代わりになるかも知れないと思って購入したものです。カバーアップテープとは白い紙製のテープで,コピー原稿の不要な部分に貼り付けてマスクする為のテープです。このカバーアップテープをFDや,CDなどのラベルに使用すると便利と聞き,探していたところにこのロールテープに行き当たりました。

このカバーアップテープは,PostItをテープ状にしたものと考えればぴったりきます。必要な長さに切れることと,全面に粘着剤がついていることが特徴です。PostItでは,ラベルとして使用すると粘着剤のない部分が起点になってはがれやすくなりますが,このロールテープの場合は,長期間貼り付けても,はがれにくい特徴があります。製品の紙箱にも「ひらひらしない!」と,その特徴が記載してあります。もちろん,はって,はがせることはPostItと同じです。

FDやCDのケースに中身を記載して張り付けると簡単に整理ができるので重宝していました。粘着力の強い普通のラベルではなく,はって,はがせるので気軽に手書きで内容をメモして張り付けることができます。これによって,FDやCDをその場で簡単に整理できる点が気に入っています。

今から考えると,いわゆる「情報の即時分類」ができていたことになります。はがせるので,気負わずに整理できる点がポイントです。最近は,出番がありませんでしたが,また使って見ようと考えています。

〔買い物リスト〕

  • ヤマト/メモック・ 伝言専用ロールテープ,¥360

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2005/08/20

フイルムふせん

お盆に買い物に行って来ました。

以前購入して気に入ったミケリウスのノート。A5版のブルーを買い足しました。また,フイルムふせん,透明なデブラグとカラフルなポストメモをやっと購入できました。

フィルムふせんは,どの様に使うか,まだアイディアがありません。用途が良く分からない文房具も珍しいと思います。単純に言えば,タスクリストいわゆるToDoに使用することが考えられます。製品自体もシステム手帳にバインドできるようになっています。しかし,それ以外の用途が他にないか,考えるのも楽しいものです。

ポストメモは,接着部の範囲が大きなふせんです。油性のペンでないとうまくかけませんでした。上に何かを記入する用途にはあまり向かない様に思います。それよりも,蛍光マーカーのかわりに,マーキングに使用するのがよさそうです。蛍光ペンでマーキングするのは気が引ける様なシーンで出番がある様です。例えば,地図のマーキングなどに使えるのではないでしょうか。

〔買い物リスト〕

  • (株)西脇計算センター,フィルムふせん,De-Flag,¥367
  • (株)西脇計算センター,フィルムふせん,Post Memo,¥440

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2005/08/07

無印良品・仕切りファイル

無印良品の仕切りファイルです。

別の物を買いに行った際,隣に陳列してありました。手にとって見ると,なかなか良さそうなので,購入しました。

  • ポリプロピレン製

  • A6サイズ(L190×W130×D20,実測)

  • 6ポケット

要するに,仕切りファイルですが,そのサイズが気に入りました。大体ロルバーンのLサイズと同じぐらいの大きさです。切り取ったロディアのメモや,レシートなどを整理するのに便利かな,と考えています。寸法が知りたくてWebでも調べてみましたが,オンラインストアには既になく,廃版商品の様です。

無印良品は,定番を長く販売するイメージがあったのですが,実はものすごく製品の入れ替えサイクルが速いようです。私は,何でも同じものをそろえるのが好きなので,無印良品の製品を買うときは注意しています。「定番を長く扱う」というのは,時代に合わなくなってきているのかも知れませんが,こだわりをもったメーカもあっていいと思います。

最近は,気に入ったノートやバインダーなどを購入する場合,必ず2冊買います。後で手に入らなくなっても,少なくとも1回はバックアップが効く様に考えてのことです。

〔買い物リスト〕

  • 無印良品/仕切りファイル,A6用・6ポケット,PP製,¥210

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2005/08/06

ライツ・パートファイル

ライツのパートファイルです。

日本では,書類をまとめるといえばクリアフォルダーが一般的です。ところが,海外では,紙製のフォルダーがあるようです。紙製ということで,これまで興味がなかったのですが,クリアフォルダーの問題点から,ライツのパートファイルを使ってみることにしました。

クリアフォルダーの問題点は,数十枚なら問題なくファイルできますが,30枚程度になるとファイルのなかで書類が斜めに崩れ,書類の端がファイルからはみ出ることです。これは,クリアフォルダーがほぼA4サイズで紙と同じサイズにできていることと,いわゆる「マチ」がないことが原因です。だだし,サイズの問題は,小さい方が便利な場合もあります。

パンチ穴を開けてバインダーに綴じこむことができる資料は,バインダーに綴じこんで運べば問題ないのですが,打ち合わせ用の提出資料などは,穴を開けることができません。そこで,少し厚い資料を何種類か持ち歩く場合にパートファイルが有効ではないかと考えました。

購入したライツのパートファイルですが,値段は少々高い様です。だだし,製品自体は,とてもよくできています。紙製であることはなんら気にならず,紙製のフラットファイルと同じ感覚で使えます。各仕切りの間に書類を挟み込んで,ファイル全体を2個のラバーバンドで止めるだけのとてもシンプルな構造です。各仕切りには,2個の丸穴があいています。おそらく,書類が仕切りにくっかない様にする空気抜きではないか想像しています。

実際に使用したところ,見慣れないためか,持っていることでまわりの注目を集めます。これを持っているだけで,「仕事ができる人」に見えるようです。それだけインパクトがある製品ですから,値段相応の製品と言えるかもしれません。

〔買い物リスト〕

  • ライツ,パートファイル,グリーン,¥1029+¥525(送料)

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